Der zuvor mit Hilfe unterschiedlicher PC-Anwendungen gesteuerte Vermietungsprozess sollte durchgehend reorganisiert werden. Ziel war die Einführung standardisierter und zugleich flexiblerer Prozesse für Kunden und Vermieter. Kurze Reaktionszeiten auf Kundenanfragen standen genauso im Fokus wie zügige Terminvereinbarungen auch nach 17:00 Uhr oder am Wochenende. Verantwortlichkeiten mussten neu geregelt werden mit dem Ziel, jedem Kunden genau einen Ansprechpartner anbieten zu können, der sofort über dessen sämtliche Belange im Bilde ist.

Jederzeit aktuelle Daten durch mobile Endgeräte

Die Projektanforderungen ließen sich auf Basis einer von der ITZ Rostock GmbH konzipierten IT-Systemlösung mit  mobilen Endgeräten und einer neuen Controlling-Lösung umsetzen. Sämtliche Prozesse der Vermietungsabteilung wurden durch die Einführung neuer Soft- und Hardware angepasst. Die Mobilität der Endgeräte ermöglicht es, dass das IT-System jederzeit aktuell und detailliert mit den richtigen Daten versorgt wird.

Die Installation einer modernen IT-Infrastruktur brachte eine kostengünstige, qualitativ hochwertige und dialogfähige Technik ins Unternehmen. Im Ergebnis konnte die Kundenzufriedenheit erheblich gesteigert und eine deutliche Senkung der Leerstände erreicht werden. Die Vermietungsmitarbeiter stehen ihren Kunden an sechs Tagen der Woche für Wohn- und Gewerberaumvermietungen mit ihren BlackBerrys, Laptops und iPads zur Verfügung.

Im Zusammenhang mit der Neubeschaffung von Kopiertechnik bestand die Aufgabe, diese in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren und so deutliche Prozessverbesserungen bei umfangreichen und dezentralen Kopieraufgaben zu erzielen. Gleichzeitig sollten die durch die Umstellung bedingten Ausfallzeiten so gering wie möglich gehalten werden.

Zwei Phasen: Information vor Installation

Das Projekt gliederte sich in zwei Phasen: In der ersten Phase galt es, Geschäftsstellen und deren Außenstellen über den Zeitplan des Roll-Outs zu informieren und die individuellen Konfigurationen zu erfassen. Durch ein einheitliches Treibermodell für verschiedenste Modelle konnte die Administration der Verteilung der neuen Multifunktionsgeräte stark vereinfacht werden.

Zur Zentralisierung der Nutzerverwaltung wurden die Nutzerdaten über eine Softwarelösung erstellt und auf die Multifunktionsgeräte verteilt.

In der zweiten Projektphase stand das eigentliche Roll-Out der Multifunktionssysteme für alle Geschäftsstellen und deren Außenstellen an. Dazu war die Installation aller Multifunktionssysteme vom Etagengerät bis zur Produktionsmaschine in den zentralen Vervielfältigungen erforderlich. Um die Ausfallzeiten der Geräte bei den Anwendern so gering wie möglich zu halten, wurden diese im ITZ Rostock vorinstalliert und konfiguriert. Die IP-Adressen der Geräte, die Zugangsdaten der Nutzer, das Scan-to-mail und die Nutzerrechte wurden hinterlegt.

Durch die umfassende Vorbereitung des Roll-Outs konnten die Installationen innerhalb von sechs Werktagen abgeschlossen und Ausfallzeiten so minimiert werden. Als Ergebnisse sind eine höhere Verfügbarkeit der Geräte für die Nutzer und eine Verbesserung des Kostenmanagements zu verzeichnen.